FAQ voor teamleiders

Het kost veel tijd om je werkinstructies voor te bereiden en up-to-date te houden. En toch blijken ze in de praktijk niet het effect te hebben dat je beoogt dat nieuwe medewerkers de materie snel oppakken. Een van de redenen is dat werkinstructies vaak in de taakuitvoering toch nog op verschillende manieren te interpreteren zijn.

Dat kan echt heel anders! Er is een innovatieve manier om snel en doeltreffend taken aan te leren: de TWI-methode ‘Job Instruction’. Deze aanpak kost minder tijd dan alle andere methodes.

Bovendien: als je volgens de TWI-methode instrueert, heeft dit veel meer effect. Dat komt doordat de taakanalyses (de standaard waarmee getraind wordt) gemaakt worden door interne trainers en getest door ervaren medewerkers binnen het bedrijf zelf. Dus altijd mensen die het fingerspitzengefühl hebben en die de fijne kneepjes van het vak kennen. De Job Instruction methode zorgt dat iedereen wordt getraind met dezelfde standaard, zodat elke leerling op dezelfde manier leert wat hij moet doen, hoe hij het moet doen en waarom op die manier.

Je bent uren bezig met het instrueren van nieuw personeel. En toch is het leereffect vaak klein. Ze pakken het niet of niet snel genoeg op. Hoe komt dat?

Belangrijke oorzaak hiervoor is dat er in veel bedrijven getraind wordt zonder methode. De betrokken ‘trainers’ vertellen vooral over de theorie. Medewerkers krijgen een stortvloed aan informatie over zich heen die ze (nog) niet kunnen plaatsen en onthouden. Daarom leren ze weinig tijdens zo’n training.

Bij sommige bedrijven gaat men ervan uit dat het observeren van een ervaren medewerker de beste methode is om te leren.

De TWI-methode gaat uit van de praktijk. Dat wil zeggen dat de training laat zien hoe er feitelijk gewerkt wordt. Verbale beschrijvingen van de handelingen zijn tot een minimum beperkt.

Inwerken volgens de “Job Instruction” methode betekent dat de leerling de taak geïnstrueerd krijgt volgens de taakanalyse en stap voor stap leert wat hij moet doen, hoe hij dit moet doen en waar hij op moet letten. Vervolgens gaat de leerling de taak een aantal keer oefenen, waarbij hij stapsgewijs de informatie noemt. Zo blijft de training compact en helder, en is het leereffect bij de nieuwe medewerker maximaal.

Een van de belangrijkste oorzaken van kwaliteitsfouten en een lage productiviteit is dat werknemers onvoldoende zijn toegerust voor hun taken. Ze weten simpelweg niet hoe ze de handelingen beter of sneller kunnen verrichten.

Natuurlijk ligt de directe oorzaak van kwaliteitsfouten bij de machine waarmee gewerkt wordt. Omdat die machine hapert of vastloopt.

Maar waar het vooral om gaat is hoe de werknemer dan reageert. Weet hij adequaat in te grijpen? Begrijpt hij wat de volgende stap moet zijn? En weet hij ook hoe hij het kan voorkomen?
Dat leren medewerkers in een goede praktijkgerichte training, die gemaakt is volgens de TWI-methode.

Bedrijven die daar tijd en energie in investeren, winnen dat terug in minder kwaliteitsfouten en een hogere productiviteit bij hun werknemers.

Werkinstructies die niet gelezen worden, zijn zinloos. Als ze liggen te verstoffen in een hoekje, had je ze net zo goed niet hoeven maken!

De belangrijkste reden dat ze niet gelezen worden is dat ze niet bruikbaar zijn. Ze hebben geen toegevoegde waarde voor de werknemer. Hij of zij begrijpt het niet. Of leert er niet (snel genoeg) mee hoe een bepaalde taak verricht moet worden.

Een goede trainingsstandaard maakt het werk makkelijker voor de medewerker. En zal daarom wél gebruikt worden.

Kenmerken bruikbare trainingsstandaard (taakanalyse):
• Geen moeilijke woorden, maar woorden van de werkvloer.
• Kort en bondig.
• Makkelijk te onthouden.
• Gemaakt door mensen uit de praktijk.
• Getest voor gebruik.
• Op basis van de TWI-methode.

In sommige bedrijven is er zoveel personeelsverloop dat het niet meer lukt om alle nieuwe werknemers effectief in te werken.

En als je dan toch wilt dat medewerkers op verschillende plekken ingezet kunnen worden (bij piekdrukte e.d.), is dat lastig. Want bij elke afdeling wordt hij of zij anders ingewerkt en worden er andere procedures gevolgd.

De TWI-methode ‘Job Instruction ‘ voorziet in een effectieve standaard zodat het instrueren van de medewerkers in het hele bedrijf uniform is.

Als een medewerker wordt overgeplaatst naar een andere plek komt hij of zij daar dezelfde manier van inwerken tegen. Hij of zij wordt daar getraind volgens dezelfde logica. Geen verwarring dus. Maar een vertrouwde opbouw die het leren werken met andere machines of in een andere teelt vergemakkelijkt. Hierdoor is het personeel breed inzetbaar.

Stel, een bedrijf maakt veel gebruik van tijdelijke werknemers. Loont het zich dan wel om al die flexkrachten op te leiden en te instrueren?

Vooral bij seizoensgebonden bedrijven lopen veel uitzendkrachten rond. Bijvoorbeeld in de fruitteelt. Dat gaat prima, omdat de werkzaamheden meestal ongecompliceerd zijn. Maar hoe simpel een taak ook is, er kan altijd iets misgaan. Dus je ontkomt er niet aan om het personeel te instrueren wat ze precies moeten doen. Dat geldt ook voor tijdelijke medewerkers.

Een korte training die je snel en makkelijk aan die wisselende medewerkers geeft, is al genoeg. De TWI-methode ‘Job Instruction’ geeft je handvaten om zulke effectieve trainingen te maken. Kort en krachtig en met veel betere resultaten dan traditionele werkinstructies.

Team- en ploegleiders komen om in het werk. En dan moeten ze ook nog tijd maken om hun collega’s op de werkvloer te trainen. Soms gaat dan het één ten koste van het ander. Dat is natuurlijk niet de bedoeling.

Dat komt vooral doordat het maken en geven van werkinstructies zo’n lastige en tijdrovende klus is. Maar dat hoeft niet zo te zijn. Want als je een werkplek-training organiseert volgens de TWI-methode ‘Job Instruction bespaart dat je veel tijd en kopzorgen.

Deze methode zorgt ervoor dat de trainer en de cursisten zich alleen concentreren op relevante informatie. Alle informatieruis is uit de lesstof verwijderd. Dus geen verhalen die afleiden van de grote lijn, alleen praktisch en uitermate to-the-point. De best practice voor het uitvoeren van een taak wordt vastgelegd in een taakanalyse en deze kan vervolgens gebruikt worden om alle medewerkers te trainen.

Door het goed structureren van de inhoud verkort je de trainingstijd drastisch. Bovendien is het voor de medewerker dan veel makkelijker om de overgedragen informatie daadwerkelijk te onthouden en toe te passen.

Tijdwinst voor de voorman dus!

Traditionele werkinstructies zijn vaak gemaakt door mensen die het werk zelf nooit persoonlijk hebben verricht. Die geen idee hebben hoe het is om aan een bepaalde machine te staan en de handelingen uit voeren.

In dat soort werkinstructies vind je dus ook niet de slimme trucjes die een ervaren iemand heeft uitgevonden na jarenlang werken met die machines. Die handigheidjes die het werk sneller, makkelijker en foutlozer maken.

Als je instrueert volgens de TWI-methode gaat dat heel anders. Deze methode ‘vereist’ dat instructies en trainingen gemaakt worden door mensen die dagelijks verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van deze werkzaamheden. Mensen uit de praktijk dus die precies weten ‘hoe het werkt’.

Zoals voormannen en ervaren medewerkers die weten hoe ze de werkzaamheden efficiënt en effectief kunnen uitvoeren. En die ook alle trucjes en vooral ook alle valkuilen kennen. Deze belangrijke informatie wordt opgenomen in de instructie of trainingen waardoor medewerkers veel sneller het zo gewilde fingerspitzengefühl krijgen.

Nieuwe collega’s zijn er niet mee bezig wat er gebeurt als zij hun werkzaamheden op een andere manier uitvoeren dan gebruikelijk is binnen het bedrijf. En het komt vaak voor dat ze bepaalde dingen nét even anders aanpakken dan hun collega’s. Niet expres natuurlijk, maar voor het bedrijf kan het knap lastig zijn.

Dat dit soort ‘fouten’ wordt gemaakt heeft vooral met de inwerktraining te maken. Op de meeste bedrijven worden nieuwe medewerkers traditioneel voorbereid op hun werk. De trainer zegt wat er moet gebeuren en hoe dat moet gebeuren. Hij vertelt niet waarom iets op een bepaalde manier moet gebeuren. Juist deze summiere informatie kan echter tot foutjes en afwijkingen in het werk leiden.

Want als de reden dat iets ‘zo’ moet gebeuren niet meer is dan: ‘zo doen we het nu eenmaal’, of: ‘omdat het zo moet’, kan het blijkbaar ook op een andere manier. Want het maakt eigenlijk niet uit.

De TWI-methode ‘Job Instruction’ is gemaakt om juist ook de waarom-informatie over te dragen. Alles wat een medewerker op een bepaalde manier moet doen, moet een specifieke reden hebben.

Elke instructie heeft een waarom-daarom. Bijvoorbeeld vanwege het klantbelang, de invloed op de productie, een volgend proces of de veiligheid. Door elke handeling zo te rechtvaardigen verklein je de kans op afwijkingen in de werkuitvoering door nieuwe medewerkers.

Hoe bereik ik een leercultuur binnen onze organisatie? Een klimaat van gelijkwaardigheid waarin iedereen van elkaar kan leren. En hoe zorg ik ervoor dat ze geen machtsspelletjes gebruiken?

De TWI-methode ‘Job Instruction’ is hier zeker zeer geschikt voor.
Dat komt omdat al die mensen op dezelfde manier ingewerkt worden.
Training Within Industry, oftewel TWI is een trainingsmethode waarbij medewerkers op de werkvloer van een opgeleide collega leren hoe ze een bepaalde taak moeten doen. Op deze manier wordt iedereen in het bedrijf op dezelfde wijze ingewerkt.

Ons advies aan bedrijven die hun medewerkers beter willen inwerken? Meteen doen, deze methodiek! Niet alleen omdat het inwerken effectiever en uniform wordt. Ook is het veiliger want er gebeuren minder ongelukken en productiefouten op de werkvloer.

Hoe kan het dat arbeidsmigranten uit hiërarchisch ingestelde landen vaak kennis als macht gebruiken?
Binnen strikt hiërarchisch geordende organisaties is doorgaans minder sprake van een leercultuur en zijn collega’s minder open naar elkaar. Ze zien elkaar meer als concurrenten dan als teamgenoten. Dit is jammer!

De Poolse teamleiders zouden graag meer als een team willen werken, elkaar ondersteunen en elkaar kunnen vertrouwen. Ze willen geen concurrenten van elkaar zijn, maar elkaar aanvullen.
Laat hen zien dat het mogelijk is en dat je juist door het delen kunt groeien als persoon en als bedrijf. Behandel iedereen gelijk en doe dit mede door iedereen hetzelfde te instrueren middels de TWI-methode!